W dzisiejszym świecie wszystko jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Mamy możliwość podróżowania i wyboru miejsca zamieszkania. Tak jak dziś jeszcze niegdyś nie było to takie proste. Jednak żeby nie było tak kolorowo warto o pewnych sprawach pamiętać. O jakich sprawach? O formalnościach z tym związanych. Podobnie jest gdy chcemy sprzedać mieszkanie w Polsce, a na stałe przybywamy za granicą. Ostatnio zdarza się to coraz częściej. Trudno się temu dziwić, że coraz częściej takie sytuacje mają miejsce. Jak wówczas załatwić taką rzecz bez konieczności przyjazdu do Polski? A może nie ma takiej możliwości aby załatwić to na odległość? Otóż, da się to zrobić. I to w zupełnie prosty sposób. Wystarczy akt notarialny pełnomocnictwa. Czy jednak powinien on być zalegalizowany? A może nie ma już obowiązku legalizacji dokumentów? Sprawdźmy to. Oto kilka słów na ten temat.
Czym jest apostille?
Chcesz wiedzieć czy apostille trzeba tłumaczyć? Zatem warto wiedzieć czym w ogóle jest apostille. Do czego służy? Kiedy jest nadawana? I kto ją nadaje? Otóż, klauzula apostille to potwierdzenie autentyczności naszego dokumentu wydanego przez dany urząd oraz to, że możemy nim się posługiwać za granicą. Oznacza to tyle, że nasz dokument ma moc dokumentu urzędowego. Czyli po prostu ma moc prawną. Dzięki niej możemy posługiwać się takim dokumentem legalnie. Oprócz klauzuli apostille możemy spotkać jeszcze pojęcie legalizacji dokumentów. Czym jest legalizacja? To drugi sposób poświadczania dokumentów. Różni się od klauzuli apostille tym, że po legalizacji potrzebne jest jeszcze poświadczenie dokumentu. Ale to już zupełnie inna historia.
Co warto widzieć o klauzuli apostille? Czy wszystkie kraje ją respektują? Przede wszystkim warto wiedzieć kiedy potrzebna jest legalizacja, a kiedy wystarczy klauzula apostille. Wszystko zależy od kraju, do którego się udajemy. Jeśli ten kraj jest stroną Konwencji Haskiej z 5 października 1961 r, wystarczy nam apostille. Jeśli nie, konieczna będzie legalizacja dokumentu. Obecnie przystąpiły do konwencji haskiej z 1961 r aż 117 państwa. Dzięki konwencji nie musimy legalizować dokumentów. Bo ona znosi wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Kto nadaje apostille? W Polsce jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych. A co poświadcza ta klauzula? Najprościej ujmując, apostille poświadcza, że określona osoba (urzędnik) czy instytucja miała prawo wydać nasz dokument w danym kraju.
Warto przeczytać: Odmiany języka angielskiego
Które dokumenty wymagają apostille?
Jakich dokumentów dotyczy apostille? Czy każdy może mieć nadaną tę klauzulę? Otóż nie każdy. zatem, które z nich wymagają klauzuli? Otóż, apostille należy uzyskać do dokumentów urzędowych. A do których konkretnie? Przede wszystkim do dokumentów sądowych, urzędowych i notarialnych. Ale na tym nie koniec. Konwencję stosuje się także do urzędowego zaświadczenia jak również do notarialnego poświadczenia podpisu umieszczonego na dokumentach prywatnych. Dlatego apostille jest tak ważna? Bez niej nie załatwimy żadnych spraw formalnych. Ani w urzędzie, ani u notariusza. W każdym bowiem przypadku urzędnik będzie od nas żądał takiego dokumentu. Bo tego wymagają przepisy. Żaden notariusz nie zrobi czynności bez takiego dokumentu. Na to nie pozwala mu prawo. Dlatego warto przed wizytą w kancelarii notarialnej sprawdzić czy dany dokument nie musi być poświadczony. Są bowiem dokumenty, którym nie nadamy tej klauzuli. Istnieje bowiem kilka wyjątków, które wykluczają nadanie tej klauzuli. Po prostu dla niektórych dokumentów nie ma możliwości nadania tej klauzuli. Jakich dokumentów to dotyczy? Dotyczy to wszelkich dokumentów dyplomatycznych i konsularnych.
Które dokumenty są zwolnione z legalizacji i apostille?
Nadal nie wiesz czy apostille trzeba tłumaczyć? Zanim dowiemy się jak sytuacja wygląda prawnie, warto wiedzieć coś więcej w tym temacie. Otóż są dokumenty, które nie muszą być legalizowane. Dlaczego? Bo są zwolnione z tego obowiązku. Otóż, 16 lutego 2019 r weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie swobodnego promowania przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. Nazwa długa i skomplikowana. Co jednak ten akt prawy oznacza w praktyce? W jaki sposób wpływa na nasze życie?
Dzięki niemu wiele dokumentów nie wymaga już nawet klauzuli apostille. Które z nich? I czy wszędzie możemy się nimi posługiwać? Otóż nie, tylko w krajach UE możemy się nimi posługiwać. Jakich zatem dokumentów dotyczy to zwolnienie? Otóż, należą do nich odpisy aktów stanu cywilnego. Takie jak akt urodzenia, akt zgonu, akt małżeństwa i inne. Łączy je jedno. Wszystkie dotyczą nas osobiście. Te właśnie dokumenty nie wymagają pieczęci apostille. A co z ich tłumaczeniami? Czy muszą być wykonane? Tę kwestię również rozstrzyga rozporządzenie. Okazuje się, że nie muszą być one dodatkowo tłumaczone. Ale jest oczywiście jeden warunek. Takie tłumaczenie musi sporządzić tłumacz przysięgły. Ale sprawdźmy to dokładnie.
Tłumaczenie przysięgłe a apostille
Co warto wiedzieć w tej kwestii? Jak się, ma tłumaczenie do klauzuli apostille? Czy takie dokumenty muszą być przetłumaczone? Oczywiście. Każdy dokument, którym chcemy posłużyć się za granicą należy przetłumaczyć. Dlaczego, skoro mamy dokument opatrzony apostille? To nie taka prosta sprawa. Samo uzyskanie klauzuli nie oznacza jeszcze, że możemy się nim posługiwać. Aby mogło tak być, musimy go jeszcze przetłumaczyć. Czy każdy tłumacz może to zrobić? Otóż nie.
Tylko tłumaczenie uwierzytelnione jest honorowane, zatem musimy je zlecić do biura tłumaczeń przysięgłych. Tu nie ma innej opcji. Bo tylko tłumacz przysięgły może je wykonać. Dlaczego? Bowiem tylko tłumaczenie poświadczone nadaje mu moc prawną. Listę tłumaczy przysięgłych możemy znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Są jednak sytuacje, gdy samo tłumaczenie przysięgłe wystarczy. Wtedy nie jest konieczne poświadczenie. Takim państwem są np. Włochy. Dlatego zanim wystąpimy o apostille, warto sprawdzić czy jest w ogóle potrzebna. Może się okazać, że dokument pochodzi z państwa, w którym nie ma obowiązku legalizacji dokumentów zagranicznych.
Gdzie można uzyskać apostille?
Nadanie klauzuli apostille jest dość proste. Cała procedura administracyjna trwa zwykle jeden dzień. Gdzie można uzyskać apostille? W Polsce co do zasady jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Klauzulę można uzyskać na dwa sposoby: osobiście lub korespondencyjnie. Którą opcję wybierzemy, zależy tylko od nas. Warto jednak pamiętać, że jeśli udamy się do MSZ osobiście, sprawę możemy załatwić w ciągu jednego dnia. Chyba, że mamy więcej niż 10 dokumentów. Wówczas sprawa może przeciągnąć się o jeden dzień. Zasadniczo jednak organy Ministerstwa dość sprawnie załatwiają te sprawy. Tym bardziej, że nie musisz stawiać się osobiście. Wystarczy, że osoba znajoma czy bliska złoży za nas taki wniosek. Co ważne, nie musi mieć nawet naszego upoważnienia. Wystarczy, że wypełni formularz, podpisze go i dokona opłaty skarbowej.
Apostille można uzyskać również korespondencyjnie. Co ciekawe, możemy to zrobić również będąc za granicą. Wystarczy wysłać wypełniony formularz, potwierdzenie opłaty oraz dokument, który chcemy opatrzyć klauzulą. Co ważne, legalizacji MSZ dokonuje wyłącznie na podstawie oryginalnego dokumentu. Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych nie nada klauzuli kopii dokumentu. Warto o tym pamiętać. Tylko oryginał będzie honorowany. Nie można zapomnieć też o opłacie skarbowej za klauzulę. Ile kosztuje nadanie klauzuli apostille? To koszt 60 zł za jedną klauzulę.
Zatem, czy apostille trzeba tłumaczyć? Odpowiedź wcale nie jest prosta. I nie ma jej jednoznacznej. Wszystko zależy od przyjętych procedur i praktyki danego podmiotu. Jedne urzędy wymagają tłumaczenia klauzuli, inne nie widzą takiej konieczności. Dlatego warto upewnić się wcześniej czy powinniśmy ją przetłumaczyć. W ten sposób unikniemy nieporozumień w tej kwestii. Pamiętajmy też, że akty stanu cywilnego są zwolnione z nadawania tej klauzuli. Zatem akty zawarcia małżeństwa czy urodzenia możemy w krajach UE śmiało przedkładać bez klauzuli apostille. A wszystkie inne, to jak już wiemy, zależy od urzędu.
Może Cię także zainteresować:
- Jakie są rodzaje tłumaczeń pisemnych?
- Kiedy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe?
- Ile zarabia tłumacz?
About Author
Nazywam się Oliwia Janicka i jestem rodowitą gdańszczanką. Tu mieszkam oraz pracuję jako tłumacz języka chorwackiego. Poza tłumaczeniem tekstów zajmuję się też pisaniem artykułów na interesujące Was tematy. W swojej pracy najbardziej lubię to, że mogę dużo czytać i poznawać nowych ludzie. Dzięki temu dobrze wiem, jak przełożyć teorię na praktykę. Z przyjemnością podzielę się z Państwem swoim doświadczeniem. Po pracy wolny czas spędzam na krótkich wypadach za miasto z książką i w dobrym towarzystwie.
